Je hoeft niet meer handmatig bij te houden wanneer je vertrekt, aankomt en terugrijdt.
Hoe automatiseer je je urenregistratie?
Lite: nu beschikbaar. Gratis adresherkenning en kilometerregistratie, te downloaden in de App Store en Google Play Store. Pro: nog in ontwikkeling. Van zakelijke rit naar conceptfactuur, inclusief automatische klanturen en voorrijkosten.
Als je uren pas achteraf invult, raak je snel klantbezoeken, ritten en factureerbare tijd kwijt. Automatiseren voorkomt dat je administratie op geheugenwerk blijft draaien.
In deze tutorial lees je hoe je je urenregistratie automatiseert, zodat klantbezoeken, ritten, zakelijke kilometers en gewerkte uren automatisch worden herkend en klaarstaan voor facturatie.
Lite: gratis beschikbaar
Adresherkenning en kilometers
App Store en Google Play Store
Pro: van rit naar conceptfactuur
Voorbeeld van AutoTimeTrack Pro
Voorbeeld van de beoogde stap van zakelijke rit naar conceptfactuur.
Waarom handmatige urenregistratie vaak misgaat
Veel ondernemers registreren hun uren pas aan het einde van de dag, week of maand. Dat lijkt handig, maar in de praktijk gaat er snel informatie verloren.
Je weet nog ongeveer waar je bent geweest, maar niet meer precies hoe laat je aankwam, wanneer je vertrok, welke rit zakelijk was of hoeveel tijd je echt bij een klant hebt gewerkt.
Voor ondernemers die op locatie werken, zoals installateurs, monteurs, loodgieters, elektriciens, hoveniers, schoonmaakbedrijven, klusbedrijven en zzp’ers met een bedrijfsauto, kan dat direct omzet kosten.
Bekende problemen
- Klantbezoeken worden vergeten
- Korte werkzaamheden worden niet gefactureerd
- Zakelijke en privéritten lopen door elkaar
- Kilometers worden achteraf uitgezocht
- Reistijd of voorrijkosten blijven liggen
- Uren worden gebaseerd op geheugen in plaats van feiten
Wat betekent urenregistratie automatiseren?
Urenregistratie automatiseren betekent dat je niet meer zelf elke rit, klant, begintijd en eindtijd hoeft in te voeren. Ritten worden automatisch geregistreerd, klantbezoeken automatisch herkend en uren per klant overzichtelijk klaargezet.
Locaties worden gekoppeld aan klanten, zodat je niet hoeft terug te zoeken waar je was.
De gewerkte tijd staat overzichtelijk klaar voor controle, correctie en facturatie.
Automatisering bereidt voor, jij controleert voordat gegevens worden verwerkt.
Urenregistratie automatiseren in 5 stappen
Een praktische aanpak om van achteraf reconstrueren naar automatisch registreren te gaan.
Pro in ontwikkeling · Stap 1
Zorg dat je klantgegevens kloppen
Automatische urenregistratie begint met goede klantgegevens. Controleer bezoekadressen, meerdere locaties, dubbele klanten en vaste klantlocaties. Werk je met een boekhoudpakket? Dan kan AutoTimeTrack Pro klantgegevens gebruiken om bezoeken automatisch te herkennen.
Pro in ontwikkeling · Stap 2
Registreer ritten automatisch
Dit kan via een mobiele app of GPS-tracker. Je hoeft dan niet meer handmatig vast te leggen wanneer je vertrok, waar je naartoe reed, hoeveel kilometer je reed en wanneer je weer vertrok.
Pro in ontwikkeling · Stap 3
Laat zakelijke en privéritten automatisch onderscheiden
Als software zakelijke en privéritten automatisch onderscheidt, hoef je minder handmatig te sorteren. Dat is vooral handig wanneer je je voertuig ook privé gebruikt of meerdere ritten per dag maakt.
Pro in ontwikkeling · Stap 4
Laat klantbezoeken automatisch herkennen
Zodra je bij een klant aankomt, herkent het systeem de locatie. Het bezoek wordt gekoppeld aan de juiste klant en de tijd wordt geregistreerd. Zodra je vertrekt, stopt de registratie.
Pro in ontwikkeling · Stap 5
Controleer en verwerk je uren
Je controleert het overzicht, vult eventueel een omschrijving, pauze of correctie in en het klantbezoek staat klaar voor facturatie in je boekhoudpakket.
Alleen je kilometers bijhouden? Dat kan ook gratis.
AutoTimeTrack Lite is nu beschikbaar als gratis app voor kilometerregistratie voor zzp’ers en medewerkers. Wil je ook klantbezoeken, urenregistratie en conceptfacturen automatiseren? Daarvoor ontwikkelen we AutoTimeTrack Pro.
AutoTimeTrack Lite
Voor zzp’ers en medewerkers die hun gereden kilometers overzichtelijk willen bijhouden. Met de gratis mobiele app AutoTimeTrack Lite kun je nu starten met kilometerregistratie. AutoTimeTrack Lite is gratis te downloaden in de App Store en Google Play Store.
- Adresherkenning bij je ritten
- Registratie van het aantal gereden kilometers
- Gratis te gebruiken als Lite-versie van de mobiele app
Voor inzicht in je fiscale ritten. Lite richt zich op adressen en kilometers. Deze versie is niet geschikt om aan te tonen dat je binnen de fiscale grens voor privékilometers met je zakelijke auto blijft. Voor AutoTimeTrack Pro werken we aan een fysieke tracker die de kilometerstand van je auto uitleest.
AutoTimeTrack Pro
We ontwikkelen AutoTimeTrack Pro voor zzp’ers en medewerkers die ook hun klantbezoeken, zakelijke ritten en factureerbare uren automatisch willen laten verwerken. De kern is van zakelijke rit naar conceptfactuur, inclusief klanturen en voorrijkosten. We werken aan de volgende functies:
- Automatische klantherkenning en urenregistratie per locatie
- Automatisch onderscheid tussen zakelijke en privéritten
- Automatisch een conceptfactuur na een zakelijke rit, inclusief berekende uren en voorrijkosten
Automatische urenregistratie met AutoTimeTrack Pro
AutoTimeTrack Pro is gebouwd voor ondernemers die op locatie werken en hun uren, ritten en kilometers niet meer handmatig willen bijhouden. Het systeem herkent automatisch bij welke klant je bent geweest, hoe lang je daar was, of je rit zakelijk of privé was en welke kilometers bij het klantbezoek horen.
Gebruik je een boekhoudpakket? Dan kan AutoTimeTrack Pro klantbezoeken koppelen aan je contacten en uren, ritten en kilometers overzichtelijk klaarzetten voor verwerking.
Voor wie is automatische urenregistratie geschikt?
Automatische urenregistratie is vooral waardevol voor ondernemers die vaak onderweg zijn, klanten op locatie bezoeken en uren of kilometers moeten registreren. Denk bijvoorbeeld aan de type bedrijven hiernaast.
De grootste winst zit vaak niet alleen in tijd besparen, maar in het voorkomen van vergeten klanturen, zakelijke kilometers en voorrijkosten.
ZZP’ers
Installateurs
Loodgieters
Elektriciens
Monteurs
Hoveniers
Schoonmaakbedrijven
Klusbedrijven
ICT’ers op locatie
MKB met werkbussen
Geplande voordelen van AutoTimeTrack Pro
Eerst inzicht in alle factureerbare tijd, daarna minder saai handmatig werk en meer overzicht per klant.
Klantbezoeken worden automatisch geregistreerd, waardoor factureerbare tijd zichtbaar wordt.
Je hoeft niet meer elke rit, klant en tijdsduur handmatig in te voeren.
Het systeem herkent op locatie bij welke klant je bent geweest.
Zakelijke en privéritten worden automatisch onderscheiden.
Je ziet per klant hoeveel uur, ritten en kilometers er klaarstaan.
Je controleert gegevens voordat ze worden verwerkt.
Vergeten factureerbare uren automatisch terugvinden
Stel: je vergeet normaal één keer per maand een half uur bij een klant te factureren. Dat lijkt weinig, maar voor ondernemers op locatie blijft zo ongemerkt factureerbare tijd liggen. Als AutoTimeTrack Pro dat klantbezoek en de gewerkte tijd automatisch zichtbaar maakt, zie je sneller welke uren klaarstaan voor facturatie.
En dan hebben we het nog niet over extra reistijd, voorrijkosten of zakelijke kilometers die anders makkelijk over het hoofd worden gezien. Het gaat dus niet alleen om minder administratie, maar vooral om vollediger factureren.
Veelgemaakte fouten bij urenregistratie
Urenregistratie automatiseren werkt het beste wanneer je voorkomt dat oude gewoontes blijven bestaan. Dit zijn de fouten die ondernemers vaak tijd en omzet kosten.
- Uren pas aan het einde van de maand invullen
- Alleen kilometers registreren en klanturen vergeten
- Zakelijke en privéritten achteraf sorteren
- Klantbezoeken terugzoeken via agenda of geheugen
- Geen controle doen voordat gegevens worden verwerkt
AutoTimeTrack Lite en Pro vergelijken
Houd je zakelijke kilometers bij met Lite. Kies Pro als je ook je urenregistratie wilt automatiseren.
Veeg opzij om Lite en Pro te vergelijken.
| Onderdeel | AutoTimeTrack Lite | AutoTimeTrack Pro |
|---|---|---|
| Bedoeld voor | Persoonlijke zakelijke en privékilometers | Ritten, automatische urenregistratie en bedrijfsadministratie |
| Ritten registreren | Via je smartphone | Via je smartphone of een geschikte GPS-tracker in je werkbus |
| Boekhoudkoppeling | Alleen contacten en adressen ophalen | Ook uren, facturatie en kilometerdeclaraties automatiseren, afhankelijk van pakket en instellingen |
| Uren bij klanten registreren | Nee | Ja, klantbezoeken als tijdregistratie verwerken |
| Reistijd en voorrijkosten | Geen verwerking op facturen | In te stellen, afhankelijk van boekhoudpakket en facturatiemodus |
| Medewerkers en voertuigen beheren | Persoonlijke administratie in de app | Centraal webportaal met medewerkers, voertuigen en rollen, binnen je abonnement |
Beide versies onderscheiden zakelijke en privéritten en herkennen klantadressen. Wil je ook je gewerkte uren per klant bijhouden? Dan past Pro bij jouw werkwijze. Voor verwerking in je boekhouding is een ondersteunde, ingestelde koppeling nodig.
Veelgestelde vragen over urenregistratie automatiseren
De belangrijkste antwoorden voordat je begint met automatische urenregistratie.
Twijfel je nog?
AutoTimeTrack Lite is gratis te downloaden in de App Store en Google Play Store. Pro is nog in ontwikkeling.
Moet ik elke rit zelf starten of stoppen?
AutoTimeTrack Lite is gratis te downloaden in de App Store en Google Play Store. Lite biedt adresherkenning bij je ritten en registratie van het aantal gereden kilometers. Automatische urenregistratie via de Pro-app of een fysieke GPS-tracker is nog in ontwikkeling. Lite registreert geen klanturen en maakt geen conceptfacturen.
Kan AutoTimeTrack automatisch herkennen bij welke klant ik was?
Dit is een geplande Pro-functie. AutoTimeTrack Pro herkent op locatie bij welke klant je bent geweest en hoe lang je daar bent geweest. Het systeem gebruikt klantgegevens en bezoeklocaties uit je administratie of boekhoudpakket om klantbezoeken automatisch te koppelen aan de juiste klant. Lite biedt nu adresherkenning en kilometerregistratie, zonder automatische klanturen of conceptfacturen.
Kan AutoTimeTrack zakelijke en privéritten automatisch onderscheiden?
Automatisch onderscheid tussen zakelijke en privéritten is een Pro-functie in ontwikkeling en is nog niet beschikbaar. Lite biedt wel adresherkenning bij ritten en registratie van het aantal gereden kilometers.
Worden mijn uren en ritten direct automatisch verwerkt?
Dit is een geplande Pro-functie. AutoTimeTrack Pro zet je klantbezoeken, werktijd, ritten en kilometers overzichtelijk klaar voor controle. Jij houdt grip en controleert waar nodig voordat gegevens worden verwerkt in je administratie of boekhoudpakket. Lite biedt nu adresherkenning en kilometerregistratie, zonder automatische klanturen of conceptfacturen.
Heb ik altijd een GPS-tracker nodig?
AutoTimeTrack Lite is gratis te downloaden in de App Store en Google Play Store. Lite biedt adresherkenning bij je ritten en registratie van het aantal gereden kilometers. Automatische urenregistratie via de Pro-app of een fysieke GPS-tracker is nog in ontwikkeling. Lite registreert geen klanturen en maakt geen conceptfacturen.
Is AutoTimeTrack gewoon rittenregistratie?
Dit is een geplande Pro-functie. Gewone rittenregistratie laat vooral zien waar je hebt gereden en hoeveel kilometers je hebt gemaakt. AutoTimeTrack Pro gaat verder: het herkent ook klantbezoeken, werktijd per locatie en zakelijke ritten, zodat je urenregistratie automatisch meeloopt met je werkdag. Lite biedt nu adresherkenning en kilometerregistratie, zonder automatische klanturen of conceptfacturen.
Hoe zit het met privacy en GPS-data?
AutoTimeTrack gebruikt rit- en locatiegegevens om klantbezoeken, werktijd en zakelijke ritten administratief vast te leggen. Het systeem is bedoeld voor geautomatiseerde urenregistratie en administratie, niet als realtime volgtool. Wil je precies weten hoe we omgaan met data, privacy en beveiliging? Bekijk dan onze pagina over beveiliging, privacy en GPS-data.
Bekijk veiligheid en privacyVoor wie is automatische urenregistratie geschikt?
Lite is nu beschikbaar voor adresherkenning en kilometerregistratie. De automatische klanturen en conceptfacturen hieronder zijn beoogde functies van Pro, dat nog in ontwikkeling is. Automatische urenregistratie is vooral geschikt voor ondernemers die klanten op locatie bezoeken en uren, ritten of kilometers factureren. Denk aan zzp’ers met een bedrijfsauto, installateurs, monteurs, loodgieters, elektriciens, hoveniers, schoonmaakbedrijven, klusbedrijven, ICT’ers op locatie en MKB-bedrijven met werkbussen.
Waar kan ik AutoTimeTrack Lite downloaden?
AutoTimeTrack Lite is gratis te downloaden in de App Store en Google Play Store. Lite biedt adresherkenning bij je ritten en registratie van het aantal gereden kilometers. Zoek naar AutoTimeTrack Lite. Automatische klanturen en conceptfacturen horen bij Pro en zijn nog in ontwikkeling.
Verder lezen over automatische urenregistratie
Deze onderwerpen sluiten logisch aan op wat je net hebt gelezen.
Begin met gratis kilometerregistratie in Lite
AutoTimeTrack Lite is gratis te downloaden in de App Store en Google Play Store. Lite biedt adresherkenning bij je ritten en registratie van het aantal gereden kilometers.
De kern is van zakelijke rit naar conceptfactuur, inclusief klanturen en voorrijkosten.